Clasificación, cuadros de clasificación y e-gestión documental - Herrera, Antonia Heredia (Tábula, 2010)
Cuando la norma ISO 15489 señala como uno de los instrumentos indispensables de la e-gestión documental al “cuadro de clasificación”, referido a los documentos, cuando los textos para la implantación de la Administración electrónica hablan de un código de clasificación para identificar a los expedientes, cuando a la vez se habla indistintamente de clasificación de archivo o de Archivos, cuando se llega a afirmar que se clasifica por tipos documentales, cuando de la clasificación y la ordenación se dice que son pilares de la Archivística haciendo equivalentes una función y una operación, cuando la clasificación se une a la instalación, cuando de la clasificación se dice que es función, actividad u operación, quizá sea bueno hacer una reflexión general sobre qué ha sido y es la clasificación en el entorno archivístico y a qué se aplica, cuántos y cuáles son los cuadros de clasificación para precisar el papel de cada uno. Porque a la hora de la gestión documental electrónica habrá que tener muy claro que la clasificación trasciende a la e-administración y que el cuadro de clasificación como instrumento indispensable para la misma y para la consecuente e-gestión documental no es otro que el “cuadro de clasificación del fondo”, que el código de clasificación aplicado a los expedientes ha de obtenerse de dicho cuadro y no de otro y que dicho cuadro ha de valer para la etapa de producción de los documentos y para la etapa de conservación o custodia. Más aún, ¿quién ha de tener la responsabilidad de su elaboración y quien habrá de ser su administrador? CUADRO DE CLASIFICACIÓN / ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA / CLASIFICACIÓN / TIPOS DOCUMENTALES / ORDENACIÓN / FUNCIÓN / ACTIVIDAD / GESTIÓN DOCUMENTAL / FONDO DOCUMENTAL / CÓDIGO DE CLASIFICACIÓN When ISO 15489 determine as one of the imperative basis of the e-records management a "classification system", referring to records; when the text for the implementation of e-Government talked of a classification code to identify files; when spoken simultaneously both of archives or Archives classification; when it comes to talking that is classified by records types; when classification and disposition we said are principal support of Archival, makes equivalent a function and a operation, where the classification is attached to the installation, when the classification is said to function, activity or operation, perhaps may be good to make a general reflection on what has been and is the classification in the Archival context, and what and how it applies. CLASSIFICATION SYSTEM /E-GOVERNMENT /CLASSIFICATION / DOCUMENT TYPES / RECORDS MANAGEMENT / DISPOSITION / FUNCTION/ ACTIVITY/ FONDS / CLASSIFICATION CODE