La clasificación de documentos electrónicos: documentando relaciones entre documentos1 - Bak, Greg (Tábula, 2010)
La clasificación de documentos enmarcada en los sistemas de gestión electrónica de documentos se ve delimitada por reglas archivísticas que provienen de la gestión de documentos en soporte papel. Este trabajo analiza las tradicionales limitaciones de la clasificación de documentos, en particular la regla que considera que un documento de archivo solo puede tener un código de clasificación. Esta práctica se alinea con la teoría Archivística, que identifica la clasificación de documentos (en especial la clasificación de documentos basada en la función) con el principio de procedencia, pero no refleja los tipos de canales y usos de la información típicos del mundo de la información digital. La solución a esta discrepancia está en volver a revisar la práctica de archivo a la luz de principios archivísticos básicos como el principio de procedencia y orden original. CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS / GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS / SISTEMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS / DESCUBRIMIENTO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS / CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS BASADA EN LA FUNCIÓN / VALORACIÓN ARCHIVÍSTICA BASADA EN LA FUNCIÓN / PRINCIPIO DE PROCEDENCIA / ORDEN ORIGINAL / ECOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN DIGITAL Records classification within electronic records management systems is constrained by rules derived from paper-era recordkeeping. This paper considers traditional limits on records classification, particularly the rule that one record can have only one file code. This practice is in line with recordkeeping theory, which identifies records classification (particularly function-based records classification) with the archival bond, but it does not reflect the kinds of information navigation and use that are typical within digital information ecologies. The solution to this discrepancy is to revisit recordkeeping practice in light of core recordkeeping principles such as original order and the archival bond. ELECTRONIC RECORDS CLASSIFICATION / ELECTRONIC RECORDS MANAGEMENT / ELECTRONIC RECORDS MANAGEMENT SYSTEMS / ELECTRONIC RECORDS DISCOVERY / FUNCTION-BASED RECORDS CLASSIFICATION/ FUNCTION-BASED ARCHIVAL APPRAISAL / ARCHIVAL BOND / ORIGINAL ORDER / DIGITAL INFORMATION ECOLOGY