La clasificación de documentos basada en funciones: comparación de la teoría y la práctica - Foscarini, Fiorella (Tábula, 2010)
La teoría archivística recomienda que la clasificación, como medio para identificar y organizar los documentos generados o recibidos en el curso de de sus actividades por las organizaciones, esté basada en un análisis de las funciones, actividades y transacciones de los creadores de los documentos, y que las reflejen. No obstante, la metodología para diseñar e implantar sistemas de clasificación de documentos basada en funciones no parece ser completamente satisfactoria. La primera parte de este ensayo analiza el modo en que la aproximación funcional a la clasificación se describe en la literatura archivística y de gestión de documentos europea y norteamericana. La segunda parte aborda la cuestión del modo en que esta aproximación es comprendida y aplicada en la práctica por aquellos que son responsables del desarrollo e implantación de sistemas de clasificación de documentos, así como por los usuarios de tales sistemas. Los hallazgos incluidos en la última parte se basan en la investigación de tesis de doctorado realizada por esta autora en el curso del año 2008. ARCHIVÍSTICA / GESTIÓN DE DOCUMENTOS / CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS / APROXIMACIÓN FUNCIONAL / INVESTIGACIÓN DE ESTUDIO DE CASO Archival theory recommends that records classification, as a means to identify and organize the records made or received in the course of business, be based on an analysis of the records creators’ functions, activities and transactions, and reflect them. Nevertheless, the methodology for designing and implementing function-based records classification systems does not appear to be fully satisfactory. The first part of this paper analyzes how the functional approach to classification is described in the European and North American records management and archival literature. The second part addresses the question of how this approach is understood and applied in practice by those who are responsible for the development and implementation of records classification systems as well as by the users of such systems. The findings included in the latter part are based on the doctoral dissertation research conducted by this author in the course of 2008. ARCHIVAL SCIENCE / RECORDS MANAGEMENT / RECORDS CLASSIFICATION / FUNCTIONAL APPROACH / CASE STUDY RESEARCH